Privacy Statement FBTO Mental Coaching
Versie 12-07-2022
A. Verantwoordelijkheid
Medicinfo bepaalt de gehele invulling en uitvoering van de dienst ‘FBTO Mental Coaching’ en is voor de verwerking van de persoonsgegevens dan ook de zgn. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Contactgegevens van Medicinfo zijn:
- Postadres: Dr Anton Philipsweg 31, 5026 RK Tilburg
- Mailadres: support@medicinfo.nl
B. Functionaris voor de Gegevensbescherming (verder: FG)
Medicinfo heeft een FG aangesteld om te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens op een veilige manier gebeurt, conform de eisen en richtlijnen die de wet hieraan stelt. Als u vragen heeft over privacyaspecten van de verwerking kunt u deze richten aan de FG. Contactgegevens van de FG zijn:
- Postadres: Medicinfo t.a.v. de FG, Dr Anton Philipsweg 31, 5026 RK Tilburg
- Mailadres: FG@medicinfo.nl
C. De verwerking
Medicinfo hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring informeren wij u onder meer over (1) de persoonsgegevens die wij van u verwerken, (2) waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken, (3) wat de rechtsgrond voor de verwerking is, (4) waar wij uw persoonsgegevens opslaan en hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, (5) met welke partijen wij uw persoonsgegevens kunnen delen, (6) wat uw rechten zijn en op welke manier u die kunt uitoefenen en (7) over de beveiliging van uw persoonsgegevens.
1. Persoonsgegevens die wij van u verwerken
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
- Naam;
- Leeftijd;
- Geslacht;
- Telefoonnummer;
- Mailadres.
Daarnaast verwerken wij de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
- Informatie mbt uw (mentale) gezondheid die u aan onze Coach verstrekt;
- De zorgvragen die u aan de Coach stelt en de antwoorden daarop wanneer deze iets over uw (mentale) gezondheid onthullen;
- Eventuele informatie over uw (mentale) gezondheid die af te leiden is uit uw gebruik van een online zelfhulpmodule.
NB: u kiest natuurlijk zelf wat u wel en niet met uw Coach wil delen!
2. Waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken
Medicinfo verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- de uitvoering van de Mental Coaching dienst, in het bijzonder het geven van op maat gesneden informatie, hulp of advies, en eventueel het aanbieden van online zelfhulpmodules;
- de analyse van het gebruik van deze dienst om de werking ervan te verbeteren;
- kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening in het algemeen.
3. Wat de rechtsgrond voor de verwerking is
Medicinfo mag uw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een legitieme rechtsgrond voor is. Deze rechtsgrond is bij deze dienst dat u bij het registreren voor de dienst (door het akkoord geven op Gebruiksvoorwaarden en dit Privacy statement) expliciet akkoord gegeven heeft dat Medicinfo bij het gebruik van de dienst uw gegevens mag verwerken.
4. Waar wij uw persoonsgegevens opslaan en hoe lang wij deze bewaren
De persoonsgegevens die wij verwerken worden opgeslagen op servers die in Europa worden gehost.
Medicinfo bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn(en) zijn:
- 6 maanden, wanneer de gegevens enkel gebruikt worden voor kwaliteitsverbetering van onze
dienstverlening;
- Tot 1 jaar na afloop van uw individuele Mental Coaching traject.
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of adequaat geanonimiseerd.
5. Met welke partijen wij uw persoonsgegevens kunnen delen
Medicinfo verkoopt uw gegevens nooit aan derden en zal deze uitsluitend aan anderen verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De dienst ‘Mental Coaching’ wordt geheel onder verantwoordelijkheid van Medicinfo uitgevoerd. Wanneer andere partijen ingeschakeld worden bij de uitvoering (bv hosting van de applicaties waarmee uw persoonsgegevens geregistreerd worden) dan heeft Medicinfo een Verwerkersovereenkomst met deze partijen gesloten waarin de eisen die gesteld worden aan de uitvoering van de dienst zijn vastgelegd. De Consulten worden ingevuld door een op het gebied van lichte mentale problemen kundige en gespecialiseerde Coach. Alle medewerkers van Medicinfo hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Wanneer u in aanmerking komt voor een online zelfhulpmodule dan worden de voor het aanmaken van een account noodzakelijke gegevens gedeeld met de partij die deze zelfhulpmodules serveert. Ook met hen is hiervoor een passende Verwerkersovereenkomst afgesloten.
Gegevens kunnen gedeeld worden met onderzoekers om het gebruik of de werking van de dienst te
onderzoeken. Hiervoor zal altijd gebruik worden gemaakt van geanonimiseerde data, of anders uitsluitend nadat u vooraf expliciet uw toestemming hiervoor gegeven heeft.
De partij die u in staat stelt deze dienst te gebruiken, FBTO, zal nooit kennis kunnen nemen van op individuele personen herleidbare medische informatie die via deze dienst verwerkt wordt. Medicinfo kan wel gegevens over het gebruik van de dienstverlening delen met FBTO, maar dit zijn geen persoonsgegevens en het bevat zeker nooit medische informatie welke op individuele personen te herleiden is.
6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u die uitoefenen?
Inzage en correctie van uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken en waarvoor wij die gebruiken. Het kan zijn dat u wil inzien welke informatie Medicinfo van u heeft vastgelegd. U kunt daarvoor een verzoek indienen. Vermeld daarbij wel welke informatie u wil ontvangen en waarom. Daarnaast heeft u recht op correctie van uw persoonsgegevens indien de gegevens die wij van u verwerken onjuist zijn.
Verwijdering van uw persoonsgegevens
U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Bijvoorbeeld als de
persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doelen waarvoor wij ze hebben verzameld/verwerkt. Of als u niet meer wil dat Medicinfo uw persoonsgegevens nog langer bewaart. Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wil laten verwijderen en waarom.
Dataportabiliteit
U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken van ons te ontvangen in een
gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm, als die persoonsgegevens door u aan ons zijn verstrekt en door ons via geautomatiseerde systemen zijn gebruikt.
Het uitoefenen van uw rechten
Indien u een beroep wil doen op een van de hiervoor genoemde rechten, kunt u daartoe een verzoek indienen bij de FG van Medicinfo via de hiervoor genoemde contactgegevens. We zullen u zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand van een reactie voorzien. Indien het beantwoorden van uw verzoek meer tijd vergt, laten we u dat ook binnen een maand weten.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, correctie of verwijdering door u is gedaan, kunnen wij contact met u opnemen en om bevestiging vragen. Daarbij kunnen we u vragen om een identiteitsbewijs te tonen om te controleren of het inderdaad om uw gegevens gaat.
7. Beveiliging van uw persoonsgegevens
Medicinfo neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Medicinfo organiseert haar informatiebeveiliging via een Information Security Management Systeem (ISMS) en is ISO27001- en NEN7510-gecertificeerd.
Alle medewerkers van Medicinfo en medewerkers van eventueel betrokken verwerkers die toegang zouden kunnen hebben tot uw gegevens zijn gescreend, hebben een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overlegd en hebben een Geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn, of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op met de FG van Medicinfo.
D. Klachten
Medicinfo heeft een klachtenfunctionaris aangesteld, en een klachtenprotocol vastgesteld. Wanneer u een klacht heeft ten aanzien van onze dienstverlening kunt u deze richten aan de klachtenfunctionaris via:
- Postadres: Medicinfo t.a.v. de Klachtenfunctionaris, Dr Anton Philipsweg 31, 5026 RK Tilburg
- Mailadres: klachten@medicinfo.nl
Na ontvangst van uw klacht wordt u door de Klachtenfunctionaris geïnformeerd over de verdere behandeling van uw klacht. Als uw klacht niet naar tevredenheid door Medicinfo wordt afgehandeld geeft het klachtenprotocol aan hoe verder te handelen. Medicinfo is voor deze situatie aangesloten bij een geschillencommissie. Indien van toepassing wordt het klachtenprotocol door de Klachtenfunctionaris aan u verstrekt, maar het is ook te vinden op de website van Medicinfo.
Indien uw klacht specifiek gaat over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u uw klacht ook richten aan de FG van Medicinfo, met een mogelijke escalatie via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
E. Over dit privacy statement
Medicinfo kan dit privacy statement veranderen. Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of als we een verwerking wijzigen of nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Op de website van de dienst vindt u altijd de laatste versie.